داشبورد مدیریتی در اکسل و طراحی آن – قسمت دوم (شناخت نیاز کاربر)

در قسمت اول آموزش ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل با مفهوم داشبورد مدیریتی آشنا شدیم و دیدیم که داشبورد چیه و چه استفاده ای داره. اگر قسمت قبل رو مطالعه نکردید پیشنهاد میکنم ابتدا قسمت قبل رو از لینک زیر مطالعه کنید:

داشبورد مدیریتی در اکسل و طراحی آن – قسمت اول (تعریف داشبورد)

در این قسمت میخوام راجع به اولین گام ساخت یک داشبورد مدیریتی یعنی شناخت کاربر صحبت کنم. همونطور که قبلاً هم گفتم اولین چیزی که باید در ساخت یک داشبورد مدیریتی به اون توجه کنیم نیاز کاربره. یادمون نره که ما در نهایت داشبورد رو برای استفاده کاربر میسازیم و داشبورد ما هر چقدر هم که زیبا و جذاب طراحی شده باشه اگر نتونه نیازهای کاربر رو به درستی پاسخ بده کارایی لازم رو نخواهد داشت و کاربر هم از اون استفاده نخواهد کرد. بنابراین قبل از اینکه داشبورد رو بسازیم بهتره کمی اطلاعات خودمون رو راجع به کاربر بیشتر کنیم. مثلا:

کاربر ما سنتیه یا سیستمی؟

اگر کاربر ما سنتی باشه نباید داشبوردی که طراحی میکنیم خیلی پیچیده و سنگین باشه (مثلا عکس زیر). چون در اینصورت کاربر ما گیج میشه و نمیتونه با داشبورد ارتباط برقرار کنه. بهتره با داشبوردهای خیلی خیلی ساده شروع کنید تا کاربر شما بتونه با داشبوردی که براش طراحی میکنید ارتباط برقرار کنه و به مرور جزییات رو به داشبورد مدیریتی خودتون اضافه کنید

نمونه یک داشبورد مدیریتی در اکسل با طراحی پیچیده

اهمیت زبان کاربر در ساخت داشبورد مدیریتی

خب تقریبا اکثر ما برای کاربرهای فارسی زبان داشبورد طراحی میکنیم. پس بهتره زبان داشبورد و همه نوشته ها هم فارسی باشه. بعضی وقتها به دلایل مختلف (فونت های زیبا، جذابیت طراحی و …) وسوسه میشیم که داشبوردمون رو انگلیسی طراحی کنیم. اما اگر کاربر شما فارسی زبان هست پیشنهاد میکنم هیچ وقت این کار رو نکنید

کاربر چه اهدافی داره؟

هدف ما از طراحی یک داشبورد مدیریتی در اکسل اینه که به کاربر کمک کنیم که به اهدافش برشه. پس بدیهیه که قبل از طراحی باید کاملاً با اهداف کاربرمون آشنا بشیم. مثلاً یک مدیر زنجیره تامین شرکت الف رو در نظر بگیریم. اهداف این مدیر میتونه چیزی شبیه لیست زیر باشه:

بهینه کردن ظرفیت خودروهای حمل بار
کاهش ضایعات محصولات در انبار
کاهش نرخ مرجوعی محموله ها
افزایش رضایت مشتریان از تحویل دهندگان بار
و …

شناخت مشکلات موجود کاربر

بعد از اینکه اهداف کاربر رو شناختیم باید ببینیم برای رسیدن به اون اهداف در حال حاضر چه مشکلاتی داره و سعی کنیم داشبوردی طراحی کنیم که مشکلات کاربر رو تا حد امکان حل کنه. مثلاً مدیر زنجیره تامین شرکت الف ممکنه برای رسیدن به اهدافی که گفتیم مشکلات زیر رو داشته باشه:

برای تهیه گزارش استفاده از ظرفیت خودروها باید زمان بسیار زیادی رو صرف کنه که عملاً با توجه به مشغله های عملیاتی که داره براش امکان پذیر نیست
در حال حاضر انبار هر روز یک برگه از محصولاتی که در انبار ضایعات شده رو برای مدیر ارسال میکنه. اما این کمکی نمیکنه چون این محصولات دیگه ضایعات شدن و کاری براشون نمیشه کرد. همچنین مدیر به طور دقیق نمیدونه که بیشترین علت ضایعات محصولات چیه؟
در حال حاضر هر روز جدولی از مشتریانی که با شرکت تماس گرفتن و اعلام نارضایتی کردن برای مدیر ارسال میشه اما مدیر به اطلاعات دقیق تری نیاز داره تا بتونه در خصوص علت نارضایتی مشتریان ریشه یابی کنه. تشخیص علل اصلی نارضایتی و مقایسه اونها با بررسی روز به روز گزارش های ارسالی خیلی سخته
و …

شناخت KPI های مورد نیاز کاربر

قبل از اینکه KPI های مدنظر مدیر زنجیره تامین شرکت الف رو بررسی کنیم بهتره اول ببینیم منظور ما از KPI چیه:

Key Performance Indicator یا شاخص کلیدی عملکرد که به اختصار KPI نامیده میشه یک شاخص قابل اندازه گیری هست که به ما نشون میده چقدر به هدفمون نزدیک شدیم.

مثلاً فرض کنیم شما باید به خرید برید و لیستی شامل 10 قلم جنس رو خریداری کنید. هدف شما خرید هر 10 قلم جنس هست. حالا ما میتونیم KPI شما رو به صورت زیر تعریف کنیم:

درصد دستیابی به اهداف خرید = تعداد اقلام لیست که خریداری شده تقسیم بر تعداد کل اقلام لیست

حالا اگر شما در انتهای روز 8 قلم جنس رو بخرید و به خونه برگردید شاخص درصد دستیابی به اهداف خرید شما مساوی 80% هست که به صورت ریاضی نشون میده شما چقدر به هدفی که تعیین کردید نزدیک شدید.

با این تعریف KPI های موردنیاز مدیر زنجیره تامین شرکت الف میتونه چیزهایی شبیه به موارد زیر باشه:

درصد استفاده از ظرفیت خودروها: بار حمل شده توسط خودروها تقسم بر ظرفیت اسمی خودروها
درصد ضایعات انبار: تعداد کالاهای ضایعات شده به کل کالاهای انبار
درصد مرجوعی حواله ها: تعداد حواله های مرجوع شده تقسیم بر تعداد کل حواله های توزیع شده
درصد مشتریان ناراضی: تعداد مشتریانی که اعلام نارضایتی کردند تقسیم بر تعداد کل مشتریانی که خدمات گرفتند

در قسمت بعد راجع به طراحی بصری داشبورد صحبت خواهم کرد و اینکه چطور با طراحی یک داشبورد خوب به کاربر کمک کنیم تا مشکلاتش رو حل کنه و به اهدافش برسه.